こんにちは、今回は店舗からの退去に必須の「解約通知書」について、要件からテンプレート、トラブル事例まで徹底的に解説します。

店舗からの退去とはつまり、貸主との店舗の賃貸契約を終了するということ。
解約時の手続きは契約開始の際に定められますが、実際にどのような流れで退去を迎えるかは、
法律などで厳密に定められているわけではないのです。
そこで、ひとまず借主の解約意思を示し、実際に退去や費用面の相談に入るため、慣例的に用いられているのが「解約通知書」なのです。

解約通知書とは？

まずは実際に、店舗に関する解約通知書の一例を見てみましょう。以下よりダウンロードも可能です。

解約通知書では、「賃借人」「賃貸人」「賃貸借中の物件」を特定したのち、その物件に対する賃貸契約解約の意思を表示することになります。
解約通知書の主な目的は解約の意思を表示したこととその日時を確定させることです。
そのため本来は、上記の部分に関し解釈の余地なく特定できていればどのような形態でも問題ありません。しかし実際には、後述する理由によって実際には管理会社や貸主所定の書式である必要があることもあります。

解約通知書テンプレートはこちら

賃貸店舗の解約通知に関して、管理会社などから指定された書式がない場合には、自分で解約通知を作らないといけません。
そのような際にお使いいただけるテンプレートを退去NAVI運営事務局で作成しました！
どうぞご自由にお使いください。
テンプレートのダウンロードはこちらから
※ファイルの使用に際して生じたトラブル・損害等に関して弊社では責任を負いかねます。

解約通知トラブル事例・対策

このように本来は要件さえ満たせばどのような形式でも認められる解約通知書ですが、
実際には通知の確定や形式でのトラブル事例が後を絶ちません。
これは、

「賃貸契約を終了して物件から退去したい」借主と、
「出来るだけ長い間賃貸して賃料収益を得たい」貸主・管理会社

の利益相反、また通常はあまり賃貸契約手続きの経験がない借主と、毎日管理物件の賃貸管理をしている貸主・管理会社の経験格差によって起こっているのです。

解約通知トラブル事例

解約通知にまつわるトラブル事例を見てみましょう。

・管理会社へ口頭で解約意思を表示し、予告期間満了時に退去しようとしたが、「解約通知はされていない」と主張された

解約通知書を使わなかった結果、解約意思の表示に関して齟齬が生じ、退去したい借主と退去してほしくない管理会社の間で対立が生じた形です。
「貸主・管理会社は基本的に解約してほしくない」というつもりで動き、解約の意思表示は基本的に書面で行うようにしましょう。

・特別な指定がなかったため自作の解約通知書を送ったが、指定の書式が必要と言われ作り直しているうちに退去が一カ月遅れた

解約通知書の書式に関するトラブルです。時間もお金も惜しい退去時には、いざ貸主側と意見が食い違っても多少の金銭的負担を泣く泣く被ってしまうケースが多くあります。
退去手続きでは、タイミングによっては数日の遅れが一カ月単位での遅れにつながるため、とにかく慎重に動く必要があります。

・解約違約金の支払いを解約通知をした時点で請求された

「解約違約金」とは、期間中の解約を申し出た借主に請求される諸費用の通称です。
契約書上の名義では解約金や罰則金と呼ばれ、支払い形態は敷金等からの償却や直接支払い、金額も賃料の数カ月分～10カ月分と様々です。
法律で定められた費用ではないとはいえ、押印済みの契約書に記載がある以上は支払い義務の回避は困難です。
しかし解約違約金の支払いタイミングの明記がないケースでは、解約通知をした段階で突然莫大な負担を請求されることがあります。
このあたりの条項があまりにも借主不利になっている契約は十分に注意して締結しましょう。

いずれにせよ、基本的に解約通知を出す相手方としては借主の退去は避けたい事態である、ということを認識し、トラブルがないように進める必要がありますね。

解約通知前にチェックすること

このようにどうしてもトラブルのもとになりやすい解約通知ですが、未然のトラブル防止のため、解約通知を出す前にチェックしておきたいことをまとめました。

・解約通知書の形式について

前述したとおり、解約通知書に関して所定の形式がある場合は、それに従っておくのがベターと言えます。貸主側で形式を定めている場合は契約書の作成時にまとめて渡されることが多いので、入居の瞬間から解約通知の方法に関しては考えておきましょう。
逆に口頭での意思表示だけで問題なく退去の予定を立ててもらえる、親切なケースもあります。貸主による自社管理から専門の管理会社による管理まで、管理体制によって慣習や要求される書類は様々です。
とにもかくにも事前の確認が大切といえます。

・解約時諸条件について

店舗賃貸契約の終了時には、基本的にスケルトン状態での明け渡し（原状回復）が要求されます。また解約違約金の支払いや敷金・残存賃料の精算など、解約に関わる経済条件は全体的に借主に大きな負担を強いるものになっています。
しかし貸主によっては居抜きでの退去を認めてもらえたり、退去時に必要な費用が大きく圧縮されるような条件変更に応じてもらえるケースも多くあり、退去時の条件交渉は一般的に多く行われています。
このような条件交渉は基本的に、解約通知を出したタイミングで自分からの条件はしっかりと出してしまいましょう。

・後継テナントの誘致

昨今の不動産流動性の低下により、自社の退去直後から同じ条件で入居できる後継テナントを見つけて来ることができれば、解約違約金や残存賃料の支払いが免除されるケースが増えています。
アクトプロの取り扱い案件の中にも何千万円にも上る残存賃料の一括払いを、後継テナントの誘致で回避できたケースがあります。

しかし、一度貸主側に解約を通知してしまえば貸主は自前でのテナント探しを始めてしまいます。平行して借主も後継テナントを探していいよ～と言われることもありますが、貸主が解約予定を認識している＝不動産業者による募集が開始されていることになります。
このような状態では出店希望企業にとって最大の目的である「情報の優位性」が失われてしまします。加えて仮に出店希望企業が見つかっても、貸主側のテナントとの競合や契約条件の変更で商談が破談になる可能性がいきなり上がってしまうのです。

貸主側の姿勢にもよりますが、後継テナントの誘致を狙う場合は可能な限り解約通知の提出前に済ませてしまうのがよいでしょう。
後継テナントの誘致に関して詳しくはこちら！

後継テナントを誘致する方法は？費用を抑える撤退手段4選

まとめ

今回は店舗経営の最後に考えないといけない、解約通知に関して徹底的に解説しました。
前提として貸主側との利益相反が存在するだけに、しっかりと理解しないとトラブルのもとになる解約通知。慣例や特例の多い業界なだけに、規模の小さい店舗などの際は不安になってしまうことも多いかと思います。
少しでもお役に立てれば幸いです。

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